Menu
Il Document Management System per l’archiviazione e gestione di documenti, informazioni e processi
Alcuni esempi di criticità tipiche delle aziende con una gestione documentale cartacea:
Se stai cercando di risolvere questi problemi, significa che la tua organizzazione aziendale ha l’esigenza di implementare un software per la dematerializzazione dei documenti.
Globe DMS è un software prodotto da Arket e fa parte della suite Collhuborate.
Globe DMS permette la dematerializzazione dei documenti in modo facile e ottimizzato, grazie a diverse modalità di acquisizione dei documenti cartacei.
Facilita la ricerca e la consultazione dei documenti attraverso la creazione di template e l’identificazione di chiavi di ricerca.
Analizza le informazioni, organizza e gestisce i processi documentali, coinvolgendo anche attori esterni all’azienda come clienti, fornitori…
Migliora l’acquisizione dei documenti e permette di consultarli anche da fuori sede.
Le aree di intervento disponibili sono molteplici e trasversali a tutti i reparti aziendali grazie alle tante funzionalità del documentale Globe DMS.
Perché Divimast ha scelto Globe DMS
Acquisiti i documenti, sarà possibile organizzarli all’interno del repository documentale, associandoli a specifiche tipologie e valorizzandone le chiavi di ricerca.
L’inserimento di chiavi di ricerca associate al documento permette di ricercare i documenti necessari in modo facile e veloce.
Elenco delle fonti di acquisizione dei documenti:
Utilizzare un sistema di workflow e business process management consente di coordinare ed automatizzare tutte le operazioni previste dal processo: si possono infatti specificare le attività richieste, le regole da seguire e gli utenti da coinvolgere, garantendo il pieno e costante controllo sullo stato di avanzamento del processo e sulle autorizzazioni degli utenti.
Grazie all’adozione di firme elettroniche e digitali, la tua azienda diventa paperless e digitalizza i suoi processi.
I flussi approvativi o le transazioni tra soggetti fisicamente e geograficamente distanti che richiedono la raccolta di firme per essere portati a termine diventano completamente digitali, semplici e rapidi, anche in mobilità, in qualsiasi momento e ovunque si trovino.
La piattaforma di Document Intelligence Globe include un potente motore di spedizione dei documenti, che può gestire flussi di invio manuali e automatici, prevedendone anche la schedulazione.
Il software di Document Intelligence Globe offre anche un modulo Portale Web, che permette di interagire e scambiare documenti con utenti esterni all’organizzazione in modo facile e veloce.
Il modulo portale consente infatti di ampliare la gestione documentale alla catena clienti/fornitori, non solo dando visibilità all’esterno dei documenti, ma permettendo anche di estendere i processi di business.
Lo strumento di Data View integrato nel software documentale Globe consente di rappresentare in forma grafica ed interattiva le informazioni presenti sia nelle chiavi dei documenti sia in fonti dati esterne, creando dei cruscotti o degli indicatori in modo semplice ed intuitivo.
Nella gestione dei documenti aziendali è necessario mettere in relazione documenti diversi che appartengono ad uno stesso processo. Esempio: la conferma ordine, a cui sono collegate bolla e fattura. Creare anche all’interno del documentale delle catene di collegamento tra documenti correlati rende molto più veloci ed ordinate la navigazione e la consultazione della documentazione: Globe DMS gestisce la creazione di collegamenti tramite la funzionalità link.
L’App Globe permette di interagire con processi, informazioni e documenti ovunque tu sia, esattamente quando ne hai bisogno, avendo sempre sotto controllo lo stato di avanzamento dei flussi di lavoro, le performance e i dati strategici in real time.
Lo scopo di ogni aggiornamento è rendere sempre più facile, intuitivo e accessibile il suo utilizzo, potenziando al contempo le funzionalità e gli strumenti messi a disposizione.
Riconoscimento biometrico
La schermata di login dell’App Globe ora supporta il riconoscimento biometrico:
Impronta digitale o riconoscimento facciale su Android; Touch ID o Face ID su iOS.
In questo modo effettuare il login all’App sarà ancora più semplice e veloce, per non farti sprecare nemmeno un istante.
Interfaccia di interazione con Task e Azioni studiata per un utilizzo ancora più user friendly grazie a una migliore visibilità dei task assegnati all’utente e delle azioni disponibili, oltre alla possibilità di personalizzare colori e icone in base alle esigenze aziendali e alle funzioni disponibili.
La sezione Recenti & Preferiti permette di trovare rapidamente gli ultimi elementi consultati e quelli contrassegnati come preferiti, in modo da avere immediato accesso ai documenti, alle azioni, ai data view, che si utilizzano con più frequenza.
La ricerca dei documenti è stata ulteriormente ottimizzata potenziando i filtri avanzati e le opzioni di ordinamento, che ti permettono di trovare ciò di cui hai bisogno in modo rapido e intuitivo.
Con l’interfaccia e-mail, la condivisione di documenti e informazioni è ancora più semplice e completa:
è possibile consultare ed allegare rapidamente anche i documenti linkati a quello che si è selezionato per l’invio, scegliendo il formato.
Le opzioni di invio:
Anche i dataview sono maggiormente configurabili per massimizzare la loro portata informativa in base ai desideri dell’utente.
